Inköp : Vad fraktköp kan lära oss om att köpa tulltjänster

När du importerar varor är både fraktköp och tulltjänster en självklar del av processen. Men hur ofta reflekterar vi över likheterna mellan dessa två inköpsområden?

Som tullkonsult har vi på First Trade Kit (FTK) ofta sett hur inköp av tulltjänster hamnar i skymundan jämfört med frakter – trots att båda är affärskritiska funktioner. I den här artikeln utforskar vi vad företag kan lära av sina fraktkollegor – och hur det stärker tullarbetet.

Vad är en tulldeklaration?

En tulldeklaration är ett formellt dokument där information om en import (eller export) samlas och skickas till Tullverket. Innehållet kommer från flera olika underlag – till exempel fakturor, packlistor och ursprungsintyg.

Syftet är att möjliggöra laglig förtullning av varor över gränser.

Tulldeklarationen kan lämnas direkt av varuägaren, men det är vanligt att man tar hjälp av ett tullombud som sköter detta genom ett deklarationssystem kopplat till Tullverkets IT-miljö.

💡 Visste du? Enligt Tullverkets årsredovisning 2022 hanteras cirka 14 miljoner tulldeklarationer per år, varav 94 % klareras automatiskt.

Fraktprocessen – en naturlig inkörsport till tullhantering

Att köpa frakter är ofta en mer välinarbetad process i många företag. Nedan ser du hur en typisk fraktprocess kan se ut:

1. Fraktavtal

2. Val av transportsätt

3. Bokning av transport

4. Dokumentförberedelse

5. Lastning och själva transporten

6. Tullklarering

7. Leverans till slutdestination

Både i punkt 1, 4 och 6 kommer tullfrågor in i bilden. Det är därför vanligt att samma personer eller team hanterar både frakter och köp av tulltjänster – särskilt hos små och medelstora företag.

5 likheter mellan frakt och tull – och varför det spelar roll

Det finns flera strukturella likheter mellan frakt- och tulltjänster. Här är fem av dem som talar för att frakter kan vara en inspirationskälla för att förbättra inköpet av tullhantering:

1. Ingen frakt – ingen tull. Tullklarering kräver att varor faktiskt transporteras.

2. Samma leverantör används ofta. Många använder speditören även som tullombud.

3. Processoptimering är avgörande. Effektiva rutiner minskar ledtider och fel.

4. Kostnadskontroll kräver uppföljning. Både inom frakt och tull bör tjänster följas upp regelbundet.

5. Snabba flöden kräver förberedelse. Från order till klarering kan det gå snabbt – tydliga roller och förberedelser är avgörande.

“You date your forwarder but marry your customs broker”

Det klassiska uttrycket illustrerar en viktig poäng:

Fraktköp tenderar att vara mer dynamiskt, med upphandlingar, avslut och leverantörsbyten. Tulltjänster däremot präglas ofta av långa relationer – ibland utan struktur, uppföljning eller konkurrensutsättning.

Det finns alltså ett stort värde i att se över inköpet av tulltjänster med samma skärpa som fraktavtalen.

3 saker att lära av fraktkollegorna

Hur gör fraktteamet – och vad kan du ta med till tullinköpet?

1. De hanterar avvikelser systematiskt. Med etablerade rutiner för RCA och CAPA.

2. De har löpande dialog med leverantörer. Inte bara när något går fel.

3. De har tydliga upphandlingsprocesser. Från kravställning till avslut och utvärdering.

Tullkonsultens slutsats: Lyft blicken – lär av frakten

Att köpa tulltjänster bör inte vara en passiv beställning. Det är en strategisk funktion som påverkar både kostnader, risk och effektivitet.

Som tullkonsult hjälper vi på FTK företag att sätta struktur på detta – ofta med just fraktköpet som referenspunkt.

Vill du få hjälp att analysera dina tullavtal, dina rutiner eller dina leverantörsrelationer? Hör av dig till FTK – vi är tullkonsulter med fokus på förbättring och utveckling.