Ständiga förbättringar : Genom bättre kommunikation - FTK tullkonsult

Tullhantering handlar om mer än deklarationer och underlag – det handlar om samarbete mellan människor. I många företag uppstår kostsamma misstag inte på grund av okunskap, utan på grund av bristande kommunikation. Som tullkonsult ser vi det hela tiden.

I den här artikeln fokuserar vi på hur tydligare ansvarsfördelning mellan varuägare och tullombud skapar förutsättningar för ständiga förbättringar i din tullprocess.

Alla tror att någon annan har koll

“Alla förväntar sig att ombudet har koll på allt – men ingen har helt koll på sin egen roll.”

Detta är en vanlig situation i relationen mellan varuägare och tullombud. Risken? Att viktiga uppgifter faller mellan stolarna. Det leder till:

• Försenade deklarationer

• Fel i klassificering eller tullvärde

• Kostnader som kunde ha undvikits

För att lyckas med trade compliance och tullhantering krävs tydliga roller, delat ansvar – och en kontinuerlig dialog.

4 tips för bättre ansvarsfördelning

Här är konkreta åtgärder som förbättrar både effektivitet, kvalitet och samarbete i tullprocessen:

1. Klargör ansvar

Dokumentera tydligt vem som ansvarar för varje delmoment:

• Vem samlar in dokument?

• Vem kontrollerar tullvärdet?

• Vem hanterar avvikelser och kommunicerar med myndigheter?

🎯 Tydlighet minskar risken för missförstånd.

2. Sätt gemensamma mål

Tullombudet och varuägaren bör ha gemensamma KPI:er att samlas kring:

• Antal fel i deklarationer

• Tid från ankomst till klarering

• Andel sändningar med fullständiga underlag

📈 När båda parter jobbar mot samma mål skapas bättre driv och färre konflikter.

3. Etablera tydliga deadlines

Skapa en tidslinje för deklarationsprocessen, t.ex.:

• Senast 24 timmar innan ankomst: alla handlingar klara

• 48 timmar efter klarering: eventuella avvikelser hanterade

🕒 Bra framförhållning minskar stress och felmarginaler.

4. Ha regelbunden uppföljning

Schemalägg feedbackmöten, gärna kvartalsvis:

• Gå igenom statistik och förbättringsförslag

• Identifiera flaskhalsar

• Justera ansvarsfördelningen vid behov

🔄 Uppföljning är nyckeln till ständig förbättring.

FTK:s perspektiv: Kommunikation är nyckeln till effektiv tullhantering

Många företag fokuserar på teknik eller regelverk när de vill förbättra sin tullfunktion. Men den mänskliga faktorn är minst lika viktig. Därför är kommunikation, intern förankring och tydlig ansvarsfördelning avgörande.

Tullhantering är en process – inte en punktinsats.

Genom att skapa tydlighet i roller och arbetsflöden bygger ni en grund för:

• Minskad risk

• Ökad kontroll

• Effektivare samarbete med ombudet

Reflektionsfråga

Hur ser ansvarsfördelningen ut i din organisation idag?

Finns det områden där bättre kommunikation skulle minska fel eller kostnader?

Fundera på det – och ta upp det på nästa möte med ert tullombud.